Commercial :
les Voyages Occasionnels
Ce
module gère l’ensemble des tâches
liées aux
services à caractère occasionnels
(périscolaires,
excursions,…), de l’établissement du
devis
jusqu’à la facturation et la
comptabilité.
Les
différentes étapes
s’enchaînent
naturellement, sans ressaisie des informations et fournissent aux
autres modules les informations nécessaires, notamment
à
l’Exploitation pour les besoins en conducteurs et
véhicules.
Les Devis
Enregistrement
et gestion des devis (Possibilité de gérer des
devis
concernant plusieurs voyages). L’accès au
portefeuille des
devis peut se faire par client, par commercial, par date de
départ ou par destination.
L'enchaînement
des écrans de saisie est personnalisable
(parce qu’un devis de transport sec ne se traite pas de la
même manière qu’un devis avec
prestations !)
La
grille de calcul est entièrement paramétrable.
Elle
s’appuie sur les unités d'œuvre de la
profession
(kilomètres, heures conducteurs, termes fixes conducteurs et
véhicules, coefficients saisonniers, ..) et sur les tarifs
en
place (par type de produit, catégorie de
clientèle, zone
géographique,…). Elle permet d’inclure
des
prestations, des suppléments, des forfaits et de calculer
une
proposition pour un groupe ou par participant. Il est
également
possible d’émettre des propositions multiples et
de
gérer très précisément le
niveau
d’équipement demandé par le client.
L’édition
de la proposition se fait au travers de
Microsoft Word. Des documents annexes peuventêtre
également émis (confirmation, bon de
commande,…)
La
confirmation du devis déclenche automatiquement la
commande-client et la génération du ou des
billets
collectifs, la réservation des conducteurs et
véhicules
et les commandes-fournisseurs pour les prestations correspondantes.
Suivi
-
Contrôle et relance des devis non confirmés.
-
Suivi des propositions et ventes par commercial
-
Analyses statistiques des propositions
concrétisées ou non.
Les Commandes
Génération
automatique des Commandes à la confirmation des devis ou
enregistrement manuel des commandes directes.
Gestion
et suivi des Commandes. L’accès au portefeuille
peut se faire par client, par numéro de commande ou de
billet
collectif, par date de départ ou par destination.
Possibilité d’identification rapide des Commandes
non
réalisées ou non facturées.
Le
billet collectif est entièrement personnalisable et
adaptable aux documents pré-imprimés en
usage.
Déclenchement
automatiquement la facturation à la
réalisation du voyage (une facture par voyage ou
regroupement de
plusieurs voyages sur une même facture). Cette phase de
réalisation permet d’une part de
vérifier la
conformité du voyage par rapport aux prévisions
et
d’autre part d’enregistrer les informations
résultant du voyage (heures ou kilomètres
supplémentaires, heures-conducteurs, frais de route,
kilométrages,…).
En
cas de vente par l’agence, possibilité
d’émettre automatiquement la double-facturation :
celle de
l’agence à destination du client final et celle du
transporteur à destination de l’agence.
Un
planning de réservation offre une vision globale du niveau
de
disponibilité des véhicules par
catégorie en
prenant en compte les nombre de véhicules du parc, nombre de
commandes fermes et en option, nombre de devis en cours et nombre de
véhicules indisponibles affectés à des
services
réguliers ou immobilisés à
l’atelier.
Génération
automatique des Commandes à la confirmation des devis ou
enregistrement manuel des commandes directes